Il mondo in cui viviamo è più che mai soggetto al cambiamento, sia del contesto socio-economico (situazione economica, globalizzazione, cambiamenti politici, ecc.) sia delle decisioni strategiche prese dai vertici aziendali (implementazione di un nuovo progetto, ristrutturazione, sviluppi tecnologici, ecc.). In un ambiente in continua evoluzione, il ruolo del project manager sta diventando sempre più quello di un agente del cambiamento. Change Agent, appunto.

Quest’ultimo ha la responsabilità di gestire un progetto aziendale nell’ambito di un cambiamento fondamentale e, se confrontiamo il suo ruolo con quello del Project Manager, rileviamo alcune differenze importanti. L’agente del cambiamento è infatti prima di tutto un facilitatore, in altre parole l’espressione Change Agent “si riferisce a quelle persone, all’interno o all’esterno dell’organizzazione, che forniscono assistenza tecnica, specialistica o consulenziale nella gestione di uno sforzo di cambiamento” (Beckhard, 1969). Secondo Ottaway (1983), l’agente del cambiamento opera in un insieme di attività e competenze legate alle scienze comportamentali.

Chi è il Change Agent

L’agente del cambiamento è una persona che rivaluta gli obiettivi, analizza i metodi di lavoro messi in atto, aggiorna gli strumenti utilizzati, ottimizza i team coinvolti e la distribuzione dei compiti di ciascuno, promuove l’informatizzazione e si tiene aggiornato sulle novità nell’organizzazione di eventi. Il suo ruolo è garantire la massima semplicità ed efficienza a tutti questi livelli.

Quali requisiti deve avere il Change Agent

Per essere un agente del cambiamento e per ottenere risultati, sono necessarie 5 condizioni:

Essere spinto dal desiderio di apportare modifiche per migliorare gli eventi: ovvero essere pronto a uscire dalla propria zona di comfort per mettere in discussione le procedure stabilite (sia in termini di obiettivi, modo di fare le cose e strumenti utilizzati che di livello delle mansioni e del personale coinvolto). 

Avere tempo sufficiente da dedicare al progetto: analisi delle metodologie in atto e incontri con i vari stakeholders, ricerca di fornitori, risorse e strumenti, analisi della concorrenza e sviluppo e implementazione di soluzioni sono tutti processi che richiedono molto tempo. L’agente deve assicurarsi di averne abbastanza inserendo questo progetto durante un periodo più lento del ciclo di lavoro annuale.

Acquisire conoscenze e competenze: un buon agente del cambiamento fa ricerche su Internet, si iscrive a workshop o corsi di formazione, consulta libri o riviste specializzate, si occupa di networking, ecc. per apprendere nuovi modi di vedere e di fare, per scoprire nuovi strumenti o processi e per valutare se possono adattarsi o integrarsi alla realtà aziendale.

Essere determinato a migliorare i processi stabiliti: perseverare nonostante la riluttanza dei colleghi resistenti al cambiamento, stimolare i colleghi a trovare soluzioni, aggirare gli ostacoli per ottimizzare i processi, suggerire alternative, mantenere sempre la rotta per i propri obiettivi e soprattutto non mollare mai: queste sono le sfide di un agente del cambiamento.

Ottenere supporto gestionale per il progetto: sia in termini di sviluppo che di implementazione. In questo modo sarà più facile reperire i budget e le risorse necessarie, implementare nuovi sistemi, ottenere la partecipazione dei collaboratori e favorire le sinergie per il raggiungimento degli obiettivi comuni.

Quali sono le aree di intervento

L’identificazione dei fattori critici di successo e quelli di supporto al cambiamento, la riclassificazione dell’organizzazione in una logica di propensione al cambiamento e la definizione dei change agent, lo sviluppo del piano di cambiamento, la gestione, la verifica ed il controllo del cambiamento sono le principali aree di intervento dell’agente del cambiamento, che prima di tutto dovrà raccogliere, dalla visione strategica dell’impresa, gli scenari evolutivi per trasformarli in obiettivi ed azioni di cambiamento. 

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